Wie der Außendienst mit einer eigenen App steil geht

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Status Quo

Wenn man an den klassischen Außendienst denkt, sieht man einen mit Katalogen und Formularen prall gefüllten Aktenkoffer vor dem geistigen Auge. Die Unterlagen sind nicht nur abgegriffen, sondern an den entscheidenden Stellen veraltet und alles, was mit dem Kunden besprochen und ausgefüllt wurde, muss später im Backoffice feinsäuberlich nochmal abgetippt werden. Für alle Beteiligten fühlt sich das Ganze recht angestaubt und kein bisschen nach glitzernder Zukunft an.

Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen nach einem besseren Weg für ihre Vertriebler suchen. Apps spielen dabei eine der Hauptrollen.

In diesem Artikel zeigen wir auf, welche Vorzüge eine App bieten kann und wie man das Vorhaben richtig anpackt, damit auch dein Außendienst ins nächste Level starten kann. 🚀

Die Vorteile einer App

Eine App bietet gegenüber dem klassischen, stinkigen Katalog unfassbar viele Vorteile. Auf die vier gravierendsten gehen wir ein wenig genauer ein.

Dynamische Daten

Im Gegensatz zu Printinhalten, können die Inhalte einer App immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Dafür braucht es lediglich eine Anbindung an ein CMS System und schon können alle Informationen dynamisch aktualisiert werden. Bei jedem Start der App wird geprüft, ob sich etwas getan hat, die Daten synchronisiert und für den nächsten Kundentermin aktualisiert.

Vorbei sind die Zeiten, in denen der Außendienstmitarbeiter jeden zweiten Preispunkt korrigieren, auf den nächsten Katalog vertrösten oder Formulare händisch um zusätzliche Felder ergänzen muss. Nie mehr eine Tausender-Auflage des Hochglanz-Prospekts für viel Geld komplett nochmal drucken lassen, nur weil auf Seite vier irgendeine Schnarchnase nicht aufgepasst hat.

Unendlich Platz

Selbst der größte Aktenkoffer ist irgendwann mal voll, und dann ist eben doch genau der eine spezielle Prospekt im entscheidenden Moment mal nicht griffbereit. Auf einem Tablet gibt es dieses Problem nicht.

Klar ist irgendwann mal der lokale Speicher voll, aber dafür braucht es schon eine wahnwitzige Menge an Präsentationen und Formularen, um das zu schaffen. Und dann hat man ja immer noch die Möglichkeit, ältere oder besonders exotische Inhalte ausschließlich auf dem Server bereitzustellen und nur dann herunterzuladen, wenn es gerade wirklich sein muss.

Sexy, sexy, sexy

Statische Bildinhalte können viel hermachen, keine Frage. Aber warum nicht noch einen drauf setzen und die schicken Produktfotos mit Animationen, interaktiven Elementen und geilen Übergängen anreichern?

Das macht nicht nur Eindruck, sondern kann auch das Verständnis auf Kundenseite schärfen und die Argumentationslinie des Vertrieblers stärken.

Dabei sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt und erlaubt ist alles, was die App für den Außendienst und den Kunden besser macht: Diagramme, die sich mit jedem weiteren Tap aufbauen, Touch Points um zusätzliche Informationen zu ganz speziellen Aspekten anzuzeigen, Videos, 3D-Modelle, Inhalte die sich beim Wischen zwischen den Screens schick hereinanimieren. Da geht einiges (wie man in den 90ern gern gesagt hat)!

Ganz genau was du brauchst

Bei der Konzeption einer App kann alles auf deine Prozesse und Anforderungen hin optimiert werden, um dem Außendienst das für ihn perfekte Werkzeug als Unterstützung zur Seite zu stellen.

Eine App kann also nicht nur die Präsentationsinhalte selbst hübsch aufbereiten, sondern drumherum noch eine ganze Menge mehr ermöglichen. Ein paar Beispiele gefällig?

  • Die Navigation erlaubt es schnell innerhalb einer Präsentation und auch zwischen anderen Inhalten und Funktionen zu springen.
  • Außendienstmitarbeiter bauen sich aus den Inhalten der vorgegebenen Präsentationen eigene, auf ihre Kunden zugeschnittene Versionen zusammen.
  • Formulare werden direkt auf dem Tablet ausgefüllt und auch unterschrieben und das Ganze sofort in das CRM übertragen.
  • Im Gespräch kann notiert, markiert und gemalt werden wie verrückt.
  • Das Produkt wird direkt vor Ort gemeinsam konfiguriert, mit 3D Modell und allem drum und dran.
  • Die gerade eben präsentierten Inhalte können zum Abschluss des Gesprächs direkt per eMail an den Kunden geschickt werden.
  • Hier bitte die eigenen Ideen einsetzen…
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Das richtige Herangehen

Du bist überzeugt von den Mehrwerten, die eine App auch für deinen Außendienst schaffen kann und möchtest loslegen. Dazu können wir nicht nur gratulieren, sondern auch ein paar wichtige Hinweise geben.

Stimmung machen

Der größte Fehler, den man bei der Entwicklung einer App für den Außendienst machen kann, ist den Außendienst nicht mit in’s Boot zu holen.

Jeder Mensch mag seine bestehenden Prozesse und Gewohnheiten und steht Veränderungen erstmal skeptisch gegenüber. Viele eigentlich wunderbar umgesetzte Apps scheitern daran, dass sie von der eigentlichen Zielgruppe, dem eigenen Vertrieb, schlichtweg abgelehnt und nicht genutzt werden. Das liegt meist daran, dass sich der Außendienst überrumpelt fühlt. Daher sollte der erste Schritt immer das Gespräch mit dem eigenen Team sein.

In der gemeinsamen Diskussion gilt es herauszuarbeiten, was sinnvolle Ansatzpunkte einer App sein können. Der Fokus muss einzig und allein darauf liegen, dem Nutzer der App das Leben leichter zu machen. Dann wird die App auch mit offenen Armen empfangen und kann bestehende Prozesse optimieren oder gar ersetzen, Zeit einsparen und ganz nebenbei als ein weiterer Schritt in die digitale Transformation dienen.

Das Konzept

Nach dem intensiven Austausch mit dem eigenen Team darf man allerdings nicht den Fehler machen, unkritisch alle geäußerten Wünsche auf eine lange Liste zu packen und das dann ungefiltert in die Umsetzung zu schicken.

Jetzt braucht es einen Konzepter, der mit scharfen Augen alles rausstreicht, was auf den zweiten Blick einer flüssigen Bedienbarkeit im Weg steht oder in der ersten Version nicht zwingend sein muss. Interessante Funktionen kommen ganz einfach in den Backlog für ein anstehendes Update. Keine Sorge.

Bei der Konzeption werden die aufgedeckten Schwachstellen im Prozess und die bestehenden Inhalte in ein stimmiges Gesamtkonstrukt übersetzt, bestehend aus Navigation & Aufbau, Funktionalitäten und visueller Aufbereitung. Je reduzierter, intuitiver und verständlicher die App ist, desto besser. Nur dann rücken die Inhalte in den Fokus und die App steht dem Nutzer nicht im Weg, sondern unterstützt ihn bei der Arbeit.

Eine extra schlanke Version 1.0 macht dabei strategisch super viel Sinn. Auf diesem Wege läuft man nicht Gefahr, den Außendienst mit einem riesigen Monstrum direkt zu überfordern. Zusätzlich spart man Zeit und Geld bei der initialen Entwicklung und kann somit früher Erfahrungen sammeln und darauf mit den ersten Updates reagieren. Außerdem ist es weitaus erfreulicher, wenn der Außendienst nach den ersten Monaten von sich aus nach neuen Funktionen fragt und die dann mit einem Update nachgereicht bekommt, als umgekehrt, und man seinen Außendienst damit nerven muss doch bitte das Feature XY zu nutzen, denn man will es ja schließlich nicht unnötig umgesetzt haben.

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Plattform wählen

Bleibt die Frage, für welches Gerät man seine App entwickeln lassen möchte. Die Antwort auf diese Frage ist so banal wie einleuchtend: für die Geräte, die der Außendienst nutzt.

Viele Unternehmen statten ihren Außendienst mit Tablets aus, beispielsweise dem iPad von Apple oder einem Android Tablet von Google. Wenn das der Fall ist, dann reicht es natürlich vollkommen aus, die App nur für dieses spezielle Gerät anzubieten. Das spart Zeit, Geld und Diskussionen.

Wenn hingegen die Mitarbeiter ihre eigenen Devices nutzen, dann muss man nach einer kurzen Umfrage vermutlich sowohl eine iOS- als auch eine Android-Variante anbieten. Unter Umständen sogar für Smartphones und Tablets, auch wenn eine Außendienst App auf einem Tablet natürlich sehr viel mehr Sinn macht. Bei Mitarbeitern mit Microsoft Geräten sollte man sich fragen, was die überhaupt im Unternehmen verloren haben. Kleiner Scherz am Rande. Oder auch nicht.

Bereitstellung und Betreuung

Eine App muss nicht zwingend in den Apple App Store oder bei Google Play zum Download angeboten werden. Bei Apps für den Außendienst wäre das sogar oftmals fatal, da sie sensible Unternehmensdaten enthalten können, die nicht in die Fänge der Konkurrenz gelangen dürfen.

Zusätzlich zur Bereitstellung der App, können je nach Anspruch und Größe des Außendienst weitere Anforderungen entstehen. Beispielsweise die Möglichkeit, remote Geräte von Mitarbeitern sperren oder reparieren zu können oder auf neue Versionen der App hinzuweisen und vieles mehr.

Dafür gibt es sogenannten Mobile Device Management Solutions wie AirWatch oder MobileIron. Unter iOS benötigt man für die Bereitstellung einer App abseits vom offiziellen Store außerdem einen Enterprise Account.

Wie bei jeder guten App braucht es eine kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung. Dabei geht es nicht nur darum, die technische Lauffähigkeit sicherzustellen, sondern das Produkt immer besser zu machen und die Möglichkeiten neuer Betriebsystemversionen voll auszuschöpfen. Regelmäßige Gespräche mit den Nutzern der App und das Erheben strukturierter Daten durch entsprechende Analyse Tools helfen bei der Auswahl von Themen für die nächsten Updates.

Wer all diese Aspekte meistert, wappnet seine Truppe nicht nur für die Zukunft, sondern hilft auch dem Bild des Außendienstlers seine verstaubte Aktentasche loszuwerden. Das gibt Extrapunkte.🕺🏼✨


Zu diesem Artikel gibt es auch eine Podcastfolge.