So erhält man vergleichbare Angebote für die Entwicklung einer App

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Wer nicht aufpasst, wird bei der Ausschreibung für die Umsetzung einer App ein sehr breites Kosten-Spektrum zurück bekommen. Wie lässt sich das verhindern und was tun, wenn es trotz allem große Unterschiede zwischen den Angebotssummen gibt?

Ein gutes Briefing für vergleichbare Angebote

Grundlage einer jeden Ausschreibung sollte immer ein detailliertes, aber dennoch greifbares Briefing sein. Was banal und logisch klingt, wird in der Realität oft vernachlässigt. Es gibt drei klassische Fehler, denen man in Briefing-Dokumenten immer wieder begegnet.

Das große Ganze wird aus den Augen verloren

Statt mit einem Satz den Kern der zu entwickelnden App zu beschreiben und ein wenig Kontext zu Einsatzszenario, Zielgruppe und Zweck der App zu geben, wird oftmals direkt mit einem Bombardement der gewünschten Features und kleinteiligen Umsetzungswünschen losgelegt. Das taugt nix.

Beim Erstellen der Briefing-Unterlagen ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass sich der potenzielle Dienstleister, im Gegensatz zu einem selbst, nicht bereits seit Wochen mit dem Thema auseinandersetzen konnte.

Für das Verständnis hilft es ungemein, wenn man erstmal den groben Rahmen absteckt und in zwei, drei Schritten an den Status Quo heranführt. Zwar kann sich ein Dienstleister die Ausgangslage von den Briefingdetails ausgehend auch rückwärts selbst zusammenreimen, das ist aber mühselig, stiftet Verwirrung und führt damit potenziell zu Unschärfen im Angebot.

Wer es schafft, seinen potenziellen Dienstleistern ein gutes Verständnis zu vermitteln, erhöht ganz nebenbei außerdem die Chancen, dass dieser mit guten Ideen um die Ecke kommt, auf die in der Konzeptphase noch keiner gekommen ist.

Ungenau

Ein weisses Blatt bietet viel Raum für eigene Interpretationen. Und genau dazu wird es auch kommen. Es ist erstaunlich, wie weit das Verständnis selbst bei simplen Anforderungen auseinandergehen kann. Zwei Beispiele.

Suche Dienstleister 1 meint damit ein Eingabefeld für einen Suchbegriff. Nach der Eingabe muss man auf Suche klicken, dann dauert es eine Weile und es werden die Treffer angezeigt, wobei nur schon in der App vorliegende Daten durchsucht wurden. Dienstleister 2 meint damit ein Eingabefeld, welches schon während der Eingabe jedes Buchstaben die Trefferliste aktualisiert und Tippfehler verzeiht. Dazu kommt eine Schnittstellenanbindung, um auch die Daten im CMS in der Suche zu berücksichtigen.

Produktliste Dienstleister 1 meint eine Liste, optisch gehalten wie die System-Einstellungen App, bestehend aus dem Produkttitel, und wenn man Glück hat, noch einem Bild dazu. Dienstleister 2 meint eine schicke Sammlung großflächiger Produktbilder, mit semitransparentem Overlay für den Titel, selbstverständlich lazy loading für den Aufbau der Liste, einer „pull-up-to-load-more“ Funktion wenn man an das Ende der Liste gelangt und einer seitlichen Wischgeste um zusätzliche Funktionen wie Favorisieren und Teilen anzubieten.

Diese verschiedenen Deutungsweisen können in Summe für enorme Schwankungen bei den Kosten führen. Ganz zu schweigen von den Diskussionen nach Beauftragung, wenn alle Beteiligten merken, dass sie etwas komplett unterschiedliches vor Augen hatten.

Zu genau

Das ist schon besser als ein unvollständiges Briefing. Aber ein riesiges, detailliertes Lastenheft ist auch nicht unproblematisch.

Problem 1 liegt auf der Hand. Kein Mensch hat Bock auf riesige Lastenhefte. Es macht weder Spaß sie zu schreiben, noch sie zu lesen. Versetzt man sich dann noch in die Lage des Dienstleisters, der zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht weiß, ob es sich überhaupt lohnen wird, tageweise Zeit in die Angebotserstellung zu investieren, kann man zumindest bezweifeln, ob das alles was man unter Schweiß und Tränen produziert hat, wirklich so genau gelesen wird.

Problem 2 ist, dass eine Komplexität suggeriert wird, die unter Umständen nicht gegeben ist, oder aber gar nicht sein müsste. Dieses Gefühl wird sich auch in den Kalkulationen wiederspiegeln. Und ist das Briefing selbst in den Details schon super konkret, gibt es dadurch bereits Lösungen vor. Damit verbaut man sich möglicherweise die Option von seinen Dienstleistern Vorschläge für weniger komplexe, aber vergleichbar attraktive Ansätze zu erhalten.

Bereits vorliegende Angebote nachträglich vergleichbar machen

Kommt es trotz gut gemeinten Bemühungen dazu, dass die Angebotssummen mitunter weit auseinanderliegen, ist Vorsicht geboten vor unbedachten Entscheidungen. Nicht immer ist das günstigste Angebot ein Schnäppchen oder das teuerste Angebot das qualitativ Beste.

In drei Schritten schafft man Klarheit und damit die Grundlage für eine bedachte und qualifizierte Entscheidung.

Schritt 1: Unterschiede erkennen

Eingangs werden die Angebotspositionen identifiziert, die hervorstechen, also die größten Unterschiede zu anderen Angeboten aufweisen oder absolut gesehen den größten Anteil an der Gesamtsumme haben. Um den Aufwand in vertretbarem Rahmen zu halten, müssen sich Detaildiskussionen auf diese Positionen konzentrieren.

Problematisch wird das dann, wenn die Angebote unterschiedlich strukturiert sind und man im Extremfall versucht, eine detaillierte Kalkulation gegen ein Angebot mit vier Positionen zu stellen.

Als Faustregel gilt: kann ein Dienstleister selbst auf Rückfrage keine granulare Kalkulation vorlegen, die nachvollziehbar belegt, wie er zur angebotenen Gesamtsumme gelangt ist, hat er sich selbst disqualifiziert.

Schritt 2: Unterschiede verstehen

Hat man die kritischen Angebotspositionen identifiziert, geht man zu ihnen mit den potenziellen Dienstleistern in die Diskussion. Am einfachsten ist es, sich erstmal erklären zu lassen, was die jeweilige Angebotsposition aus Sicht des zukünftigen Partners alles enthält und was eben nicht. So wird sich schnell herauskristallisieren, wo es Unterschiede gibt.

Es kann gute Gründe geben, warum ein Feature deutlich unterschiedlich bepreist wird. Oft haben beispielsweise Entwicklungsdienstleister gewisse Komponenten mehr oder weniger fertig programmiert vorbereitet, so dass nicht der selbe Aufwand entsteht, wie wenn man das selbe Feature von Grund auf neu entwickeln muss.

Genauso gut kann es im Rahmen der gemeinsamen Gespräche aber auch offensichtlich werden, dass man von unterschiedlichen Annahmen ausgegangen ist. Immens wertvoll, wenn solche Missverständnisse schon vor dem Projektstart zu Tage treten, und nicht erst mittendrin, wo es zu Ärger und nervigen Diskussionen um Nachbeauftragungen kommen kann. Und wird.

Und auch wenn das gemeinsame Verständnis bei allen gegeben ist, kann der eine Dienstleister die Komplexität für sich deutlich anders bewerten, als der andere.

Schritt 3: Entscheidung

Hat man die ersten beiden Schritte gewissenhaft durchgeführt, fällt die Entscheidung meist leicht. Die anfängliche Unsicherheit weicht einem klaren Verständnis, wie es zu den Unterschieden in den Angebotssummen kommt.

In ganz seltenen Fällen passiert es, dass selbst nach einem detaillierten Vergleich zwei oder mehr potenzielle Dienstleister eng beinander liegen. In diesem Fall sollte stets das Bauchgefühl des Produktverantwortlichen entscheiden.

Denn selbstverständlich sollen in die Entscheidung für einen Dienstleister, besonders bei länger angelegten Projekten, neben den harten Zahlen auch andere, weichere Faktoren einfließen, so wie die Kultur und Organisation im Unternehmen, grundsätzliche Sympathie, die Geschichte des Dienstleisters und mehr. Diese Faktoren sind aber diesmal nicht unser zentrales Thema.

Fazit

Ab einer gewissen Größe und Komplexität, lohnt es sich bei allen App Projekten, vor der Ausschreibung und Umsetzung eine detaillierte Konzeptphase einzuplanen. Diese Konzeptphase beinhaltet die Visualisierung der zentralen App-Screens und App-Funktionen, sei es auf Basis von Wireframes oder sogar schon reingezeichneten Designs. Auch eine technische Konzeption kann Teil dieser vorgelagerten Phase sein, um ein klares Verständnis für die Gesamtarchitektur und notwendige Schnittstellen zu schaffen.

Das hilft nicht nur dabei, intern die eigenen Anforderungen besser zu verstehen und zu kommunizieren, sondern auch potenziellen Umsetzungsdienstleistern dabei, ihre Angebote zu erstellen. Zusätzlicher Aufwand entsteht bei diesem Vorgehen nicht, da es in jedem Fall vor der Umsetzung der App ein detailliertes Konzept braucht. Dafür spart man sich aber eine Menge nervige Missverständnisse und schafft die Grundlage für vernünftig vergleichbare Angebote.


Zu diesem Artikel gibt es auch eine Podcastfolge.